Cómo trabajo. Parte II: Orden en los archivos de trabajo

Por Erika Wrede - julio 26, 2020


Esta sección llamada Cómo trabajo empezó en este primer post, donde hablo de todo un poco: glosarios, mapas, fichas, etcétera. Hoy quería contarles cómo organizo mis archivos digitales de trabajo para asegurarme de no perder nada y que si tengo que buscar algo luego de bastante tiempo, pueda encontrarlo. ¡Espero que algunas de estas ideas les sirvan!

Una de las cosas que suelo aclararle a alguien cuando me dice que guardó un archivo en el Escritorio de la PC es: ¡NO! ¡No lo hagas! Hay varios motivos, no solo porque suele quedar bastante desorganizado y luego es engorroso encontrar archivos sueltos, sino porque además enlentece el uso de la computadora tener el Escritorio lleno de cosas. ¡De verdad! 

Lo primero que recomiendo siempre, siempre, es tener carpetas organizadas temáticamente. Si tenés un solo disco rígido (el C en Windows), podés usar las carpetas que ya vienen, llamadas Documentos, Imágenes, etc. Si te das maña, es mejor particionar los discos, algo que yo hago para no perder todo mi trabajo en caso de tener que formatear la computadora (que, obvio, ya me ha pasado). Se crea un segundo disco, y en el C queda el Sistema Operativo, y el segundo disco llamado D lo podés usar para tus archivos. De esta forma, en caso de formatear o reinstalar el Sistema Operativo, podés elegir no formatear el otro disco, y no perder nada de lo allí guardado. Para esto es clave no haber usado las carpetas de Documentos que vienen, ni tampoco el Escritorio, ya que ambas pertenecen al disco C. 

Ahora, más allá de esas cuestiones más técnicas, tengas el Sistema Operativo que tengas y guardes donde guardes tus cosas, lo importante es que exista un orden y una coherencia. Tener archivos sueltos es garantía asegurada de pérdidas y búsquedas fallidas. También tener nombres como "Archivo final final final" (algo que personalmente me vuelve loca). Pero vamos por partes.

Primero: creá carpetas donde sea que tengas todos tus archivos, y organizá todo. Archivos, música, etc. Dentro de cada carpeta habrá subcarpetas y más subcarpetas. Usá el método que prefieras, yo recomiendo una forma pero debe haber miles: lo importante es que encuentres más adelante lo que sea que estés buscando. Por ejemplo, dentro de Archivos podés tener carpetas para tu trabajo, tus estudios, tus hobbies. Usá la clasificación que mejor se adapte a tus necesidades. Y dentro de cada categoría vas a poder aplicar diferentes lógicas. En la carpeta de mis estudios creé subcarpetas por cuatrimestres (2013 1er cuatrimestre - 2013 2do cuatrimestre - etc). Tené en cuenta que, si vas a ordenar alfabéticamente esas carpetas, estén nombradas de una forma en que el orden alfabético respete el orden cronológico también, para que no esté todo mezclado. En cambio, en la carpeta de trabajo creé subcarpetas con cada editorial con la que trabajo, y dentro hay una carpeta para cada libro. En mi caso me resulta más sencillo ordenarlas según me llegan los trabajos, por lo que las numero poniendo "1_ Libro A", "2_ Libro B", etcétera, con el título de cada libro. De esta forma, cuando busco un libro lo puedo buscar por nombre, o también por orden según en qué momento aproximado recuerdo haberlo hecho. Si sé que fue de los primeros libros, lo buscaré al principio de la lista; si sé que fue de los últimos, lo buscaré al final. 

Dentro de las carpetas también tiene que haber un orden. No puede haber mil archivos sueltos, como dije más arriba, con títulos que sean confusos al estilo "Archivo final final versión definitiva". Si después necesito recurrir a un archivo antiguo y tienen ese tipo de nombres, va a ser difícil que encuentre realmente lo que estoy buscando. Además de que no queda muy prolijo entregar un archivo así. Por lo tanto, es recomendable que tengan nombres que incluyan la fecha de entrega/creación, o numerados según la versión. Te recuerdo lo mismo que dije sobre las carpetas: si vas a ordenar, por ejemplo, por fechas, es importante que uses el método año-mes-día, ya que al ordenarse alfabéticamente va a respetar también el orden cronológico. Si hay dos archivos, como "2018-03-31 Libro A" y "2018-05-01 Libro A" se van a ordenar correctamente de esta forma. Pero si, en cambio, se llamaran "01-05-2018" y "31-03-2018", se ordenarían según el primer número que aparece, y en estos casos de ejemplo verías primero el del 1 de mayo antes que el del 31 de marzo. Otra opción, si las fechas no son importantes, o si hay muchas versiones de un mismo día, es nombrar "Libro A v1", "Libro A v2", etcétera. Lo importante es que encuentres una forma de nombrar esos diferentes archivos según un orden más coherente, y que luego cuando tengas que recurrir a una versión en particular no sea necesario adivinar y entrar archivo por archivo para encontrarlo.

Ahora, ¿agregamos más subcarpetas? En mi caso, sí. Me resultan muy necesarias para diferenciar los distintos tipos de archivos con los que trabajo y no tener mil cosas sueltas en una sola carpeta. Esto va a depender obviamente de cuántos archivos uses y si es realmente necesario (si hay solo 2 o 3 archivos, no, probablemente no lo necesites). Lo que hago es dejar sueltos los archivos "finales" o los que voy a entregar, y luego tener una subcarpeta con todo lo otro que me sirva de herramienta: original en inglés, glosario, libros anteriores si se trata de una saga, etcétera. 


En resumen, es muy importante que no haya archivos sueltos, con nombres confusos y sin orden alguno, mezclando categorías o trabajos diferentes. Tenés que poder encontrar las cosas cuando las busques. Si yo estoy buscando la versión final de un archivo equis, seguramente lo encuentre así:

Correcciones  >  Editorial P  >  15_ Libro J  >  2019-04-24 Libro J corregido.doc

Esto significa que tengo una carpeta donde están mis correcciones (separada de mis carpetas de estudio, otros trabajos, misceláneas, etcétera), dentro de ella están las carpetas de cada editorial, y dentro de cada una están los libros que realicé con sus archivos correspondientes.

Como recomendación final, algo que no me canso de repetir: siempre hay que tener un backup, es decir, copias de respaldo. Ya perdí la cuenta de la cantidad de veces que mi computadora decidió no funcionar, y la cantidad de veces que estuve a punto de perder todo mi trabajo. Desde que me pasó eso, decidí hacer copias en la nube (yo uso Dropbox, pero también puede ser en Drive, o cualquier plataforma que prefieras; incluso puede ser un disco externo, pendrive, etc, aunque esos, en lo personal, me parecen más frágiles/perdibles/estropeables). Te recomiendo, en la medida que te resulte posible, que pagues un plan dentro de la plataforma elegida para tener más almacenamiento. Yo lo uso también para otras cosas, por lo cual necesito tener muchísimo espacio disponible, y no solo los 2 GB que suelen venir en las versiones gratuitas. Sé que muchas veces se lo ve como un gasto, y al principio también me costó mucho, pero no me arrepiento en absoluto, lo veo más bien como una inversión (para mi salud mental sobre todo, porque no voy a perder nada de lo que esté haciendo, y además puedo acceder desde cualquier dispositivo y no dependo de la computadora de mi casa). Es una herramienta más de trabajo, y así como uno compra su computadora o paga internet, a veces resultan necesarios estos gastos extra para mayor comodidad. Quizás en tu caso no lo necesites si usás archivos livianos, y los 2 GB gratuitos te sirvan, lo cual está perfecto también. Lo importante es no perder todo el trabajo realizado y poder acceder a él fácilmente.

Así que no te olvides: organizá todo por categorías, ordená los archivos para poder encontrarlos y hacé copias de seguridad para no perder el trabajo realizado.

Espero que hayan sido útiles estos consejos, esta es mi forma de trabajar y por supuesto deben existir millones diferentes. Contame si hacés algo distinto, si tenés otro tip o recomendación que pueda ayudar siempre es bienvenido.

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